关于奈良电子记录政策风险的关注证(1月2020年)

2020年3月10日,美国档案馆大卫·费利托罗发出了回应。下载信件作为PDF格式。


在给美国档案保卫员大卫·费列罗的一封信中,AHA对NARA的政策表示担忧,该政策要求所有机构在2022年12月之前电子化管理所有永久档案。美国心脏协会认为,在缺乏专用资金的情况下,仓促实施这项政策将削弱NARA的使命,并对研究人员造成可怕的后果。

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2020年1月23日

尊敬的大卫·s·费列罗
美国档案家
国家档案和记录管理
700宾夕法尼亚州大道,NW
华盛顿特区20408

亲爱的Ferriero先生:

美国历史协会(AHA)充分188足球即时比分直播认识到联邦和总统档案不断增加带来的挑战,这些记录中“天生数码化”的比例越来越大,以及国家档案和记录管理局仍然必须登记、索引并供研究人员使用的纸质记录所需要的现存空间不足。因此,美国心脏协会认识到将剩余的纸质记录数字化和更多地依靠技术进行评价和审查的动力。

不过,美国心脏协会必须对2019年6月NARA和管理和预算办公室联合发布的新的政府范围政策备忘录的风险和潜在后果表示最严重的担忧。M-19-21,“向电子记录的过渡”,指导所有机构进行管理所有他们在2022年12月31日以上的永久记录。该指令要求各机构在该日期之后不再接受纸质记录来数字化所有剩余的纸质记录。虽然AHA承认这一政策的长期福利,但令人担心的是,由于缺乏私人资金和执法机制而加剧,难以实施,将损害纳拉的使命和证明对研究人员的需求,以及美国公共文化的需求。

新政策最根本的问题是,它向每个机构提出了一项没有资金支持的任务,即对其所有永久记录进行数字化。把这种费用强加给各机构在任何情况下都会造成严重的负担。但在美国心脏协会看来,在预算有限、人员短缺、迫切需要购买先进技术的情况下这么做是非常轻率的。事实上,它似乎为机构提供了一种动机,要么忽视现存的纸质记录,要么以尽可能低的成本将其数字化,而不管副本的质量如何,甚至销毁它们。NARA收到了2020财年的增加拨款来数字化记录,但这是不够的,只针对NARA已经加入的记录,而不是那些尚未从各机构转移的记录。此外,NARA/OMB将如何执行该机构数字化和转移记录的授权?

情报机构的纸质记录是一个极端的例证。美国中央情报局(CIA)审查了自1947年成立以来的一小部分记录,以确定它们是否可以解密和公布。由于资金不足,中央情报局削减了其历史项目。现在,它会为那些仍保留着的、尚未审核的数百万页的数字化付出代价吗?这似乎不现实。国家安全局的情况更糟。

此外,AHA判断实施这项政策的努力很可能会压倒各机构,造成造成不可挽回的危害,以记录管理,未来研究以及对保存官方材料的公共利益。已经爆炸的记录量已经过度负责他们评估的人。向电子记录的过渡将使技术工具能够减轻这种负担,因为记录管理人员可能能够使用机器学习算法来区分永久性的临时记录。但是,确定是否可以通过可接受的准确性完成,需要仔细研究。在过去十年中,在代理商和奈良的专业档案人员的减少和转变留下了每个受试者专家,他们将对“培训”至关重要,并评估这些算法的表现。与此同时,奈良和机构都努力雇用最新数据科学方法的必要专业知识。这造成了数百万历史上重要的文件被视为临时和最终被摧毁的危险。至少,应用这些方法造成了呼吁与所有利益相关者进行广泛磋商的新型问题。一旦机构将记录转移到NARA,由法规要求将培训的计算机和培训他们培训的人员陪伴他们?

AHA已经了解到,在管理洪水中的洪水中预期这一挑战,机构已经通过采用“大桶”框架来简化他们的记录计划。这种发展同样非常严重涉及AHA。替代努力确定跨界办公室的共性,以获得纪念文件的颗粒方法,以获得历史上服务的批评者和记录经理,因此化合物归类为临时评论的风险,这是对未来研究至关重要的临时记录。代理商和奈良的主题专家的缺乏加剧了这种危险。如果没有以前的记录计划提供的特殊性,研究人员将需要漫无目的地通过“大桶”来搜索,这些“大桶”是无定形的,以违反有用的描述。发现他们所需的文件将变得令人指导地更加困难,即使是最先进和昂贵的技术也不可能。

因此,AHA建议,在实施M-19-21政策备忘录之前,NARA和行政管理和预算局委员会、国会研究服务处或类似实体在2022年12月之前对电子记录过渡的可行性和影响进行彻底研究。本研究将考察必要的成本、人员配备、技术、执行策略,以及研究人员寻求发现记录和获取记录的意义。它应该通过列出一套建议,旨在推进NARA的使命以及服务NARA的利益相关者的需要。

真挚地,

詹姆斯格罗斯曼

执行董事